Informativa sulla privacy e sulla protezione dei dati
1. Dichiarazione politica
1.1 Auto Imaging offre una soluzione di video e immagini in abbonamento per l’industria automobilistica. Auto Imaging agisce in qualità di incaricato del trattamento ed elabora i dati che ci vengono forniti per adempiere al servizio che i nostri clienti hanno sottoscritto.
1.2 Tutti gli individui hanno dei diritti in merito al trattamento dei loro dati personali. Nel corso delle nostre attività commerciali raccogliamo, conserviamo ed elaboriamo informazioni personali sui nostri clienti e fornitori. Riconosciamo la necessità di trattare tali informazioni in modo appropriato e lecito. La presente informativa illustra il trattamento dei dati dei nostri fornitori, clienti e altre terze parti con cui collaboriamo, il trattamento dei dati condivisi da un visitatore sul nostro sito web e l’uso dei cookie.
1.3 Auto Imaging prende molto sul serio la questione della sicurezza e della protezione dei dati e si attiene rigorosamente alle linee guida pubblicate nel Data Protection Act del Regno Unito e al Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679, applicabile dal 25 maggio 2018.
2. Stato della politica
2.1 Questa politica stabilisce le nostre regole sulla protezione dei dati e le condizioni legali che soddisferemo in relazione all’ottenimento, al trattamento, all’elaborazione, alla conservazione, al trasporto e alla distruzione delle informazioni personali.
2.2 Questa politica viene regolarmente rivista e la versione più recente è sempre disponibile sul nostro sito web.
3. Base giuridica del trattamento
3.1 Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), un’azienda deve avere una base legittima per il trattamento dei dati in suo possesso. Auto Imaging riconosce la nostra base giuridica per il trattamento come;
3.1.1 Contrattuale. Con la sottoscrizione del nostro Modulo d’ordine e degli altri accordi che costituiscono l’intero contratto, il cliente o la sua organizzazione ci ha assunto l’obbligo contrattuale di trattare i dati personali forniti per adempiere ai servizi e fornire assistenza alle persone che utilizzano i nostri servizi.
3.1.2 Interesse legittimo. Abbiamo un interesse legittimo in alcuni dei dati in nostro possesso ed elaborati. I dati che raccogliamo ed elaboriamo ci servono per soddisfare le nostre esigenze lavorative, come la realizzazione di prodotti specifici per Lei e l’assistenza all’utilizzo dei nostri prodotti. In ogni momento produrremo Valutazioni di Interesse Legittimo nel caso in cui venga utilizzato questo Fondamento Legittimo.
3.1.3 Consenso. Inviamo qualsiasi comunicazione di marketing sulla base del consenso, e in ogni momento l’utente può annullare l’iscrizione o chiedere di non essere contattato.
3.1.4 Legale. Abbiamo l’obbligo legale di tenere registri contabili che possono contenere informazioni personali.
4. Informazioni raccolte
4.1 Raccoglieremo i dati personali solo nella misura in cui sono necessari per lo scopo specifico notificato al Titolare del trattamento. I dati non necessari a tale scopo non saranno raccolti. Siete voi a fornirci direttamente la maggior parte dei dati che raccogliamo. Nell’ambito delle nostre operazioni commerciali raccoglieremo e tratteremo i seguenti dati dell’utente, qualora questi ci vengano forniti:
4.1.1 Dettagli delle vostre visite al nostro sito web e delle risorse a cui accedete, compresi, ma non solo, dati sul traffico, dati sulla posizione, statistiche sui weblog e altri dati di comunicazione;
4.1.2 Informazioni fornite dall’utente attraverso la compilazione di moduli sul nostro sito Web, ad esempio quando si registra per ricevere informazioni come una newsletter, una demo istantanea o ci contatta tramite la pagina di contatto. Esempi di informazioni raccolte con questi mezzi sono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, nome, indirizzo e-mail e numero di telefono.
4.1.3 Informazioni fornite dall’utente quando comunica con noi con qualsiasi mezzo e per qualsiasi motivo.
4.1.4 Informazioni fornite al momento dell’iscrizione ai nostri servizi. Queste informazioni ci verranno fornite dal concessionario o dall’OEM (datore di lavoro) per essere inserite nel Prodotto per l’utilizzo dei nostri servizi. Esempi di informazioni fornite con questi mezzi sono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, il nome, l’indirizzo e-mail aziendale o personale, il numero di telefono aziendale o personale, l’indirizzo o i dettagli di contatto del vostro datore di lavoro o l’indirizzo del luogo di lavoro e il ruolo lavorativo.
4.1.5 Informazioni aggiornate o aggiunte nel Prodotto al momento dell’onboarding, quali nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono o nomi utente per l’accesso al Prodotto. Possiamo anche raccogliere informazioni nel caso in cui ci contattiate per gestire gli accreditamenti degli utenti legati al prodotto.
4.1.6 Informazioni raccolte o aggiunte durante l’utilizzo dei nostri servizi, comprese le informazioni sui vostri clienti, come specificato nei nostri contratti.
4.1.7 In caso di prospezione da parte dei nostri team di vendita o di marketing, otteniamo queste informazioni dai siti web di Prospects, dai database acquistati, da altre entità all’interno del Gruppo CitNOW o tramite presentazioni. Nel processo di campagna e prospezione, tutti gli interessati avranno la possibilità di annullare l’iscrizione o di avere il diritto all’oblio. Per ulteriori informazioni, è possibile inviare un’e-mail a DPO@citnowgroup.com.
4.2 Auto Imaging ha adottato le misure necessarie per garantire che non vengano trattati consapevolmente dati di minori attraverso il pulsante di conferma dell’età al momento dell’iscrizione alla nostra Newsletter. Vi invitiamo ad avvisarci qualora riteniate che un bambino si sia iscritto alla nostra newsletter contattandoci all’indirizzo DPO@citnowgroup.com e prenderemo le misure necessarie per correggerlo.
5. Utilizzo delle informazioni
5.1 Le informazioni che raccogliamo, elaboriamo e memorizziamo relative all’utente vengono utilizzate per consentirci di fornire i nostri servizi all’utente, ad esempio se l’utente si è iscritto per ricevere marketing o se è un utente dei nostri servizi, compresa l’offerta di assistenza come utente dei nostri servizi.
5.2 Raccoglieremo e tratteremo i dati personali solo per le finalità specifiche notificate al titolare del trattamento al momento della prima raccolta dei dati o per qualsiasi altra finalità specificamente consentita dalla legge sulla privacy applicabile. Ciò significa che i dati personali non saranno raccolti per uno scopo e poi utilizzati per un altro. Un ulteriore trattamento per l’archiviazione nel pubblico interesse, per la ricerca scientifica o per scopi statistici non sarà considerato incompatibile con la finalità iniziale, in conformità con la legge sulla privacy. Qualora si rendesse necessario modificare le finalità del trattamento dei dati, informeremo il titolare del trattamento delle nuove finalità prima di procedere al trattamento.
6. Marketing
6.1 Se siete un “Abbonato individuale” ai sensi della PECR, Auto Imaging vi invierà solo la Newsletter Auto Imaging e altre attività di marketing relative ai nostri prodotti all’interno del Gruppo CitNOW, se vi siete iscritti sul nostro sito web o se ci avete fornito i vostri dati e avete acconsentito a ricevere marketing tramite un modulo di comunicazione. Qualora fossimo in possesso di dati di contatto, come l’indirizzo e-mail, provenienti da altri mezzi di comunicazione, non li utilizzeremo per scopi di marketing. Se l’utente ha accettato di ricevere materiale di marketing, può sempre rinunciare in un secondo momento selezionando l’opzione “Cancella iscrizione” o contattandoci tramite la sezione “Contattaci” del nostro sito web.
6.2 Auto Imaging può inviare campagne di marketing elettronico agli abbonati aziendali, secondo le definizioni PECR e nell’ambito dei regolamenti descritti, ma in ogni momento faciliterà la cancellazione da parte di tali abbonati aziendali.
6.3 Avete il diritto di impedire in qualsiasi momento che Auto Imaging vi contatti per scopi di marketing. È possibile farlo facendo clic sul pulsante “Unsubscribe” (Annullamento dell’iscrizione) presente nelle e-mail ricevute.
7. Conservazione e distruzione dei dati personali
7.1 Conserviamo i vostri dati su server sicuri all’interno dello Spazio economico europeo (SEE). Alcuni dei nostri subappaltatori hanno sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tuttavia abbiamo messo in atto le misure di salvaguardia attualmente necessarie per garantire un’elaborazione sicura. Un elenco dei nostri subappaltatori è disponibile su richiesta.
7.2 I dati che ci vengono forniti sono memorizzati su server sicuri. Tutte le informazioni personali contenute nei database di AutoImaging sono criptate a riposo con lo standard industriale AES-256. L’accesso ai server è limitato agli utenti che ne hanno bisogno per la manutenzione e lo sviluppo ed è protetto dall’autenticazione a più fattori.
7.3 La trasmissione di informazioni via Internet non è completamente sicura e pertanto non possiamo garantire la sicurezza dei dati inviati elettronicamente e la trasmissione di tali dati è interamente a rischio dell’utente. Nel caso in cui vi abbiamo fornito (o avete scelto) una password per accedere a determinate aree del nostro prodotto, siete responsabili di mantenere tale password riservata.
7.4 I dati personali non saranno conservati più a lungo di quanto necessario per lo scopo. Ciò significa che i dati saranno distrutti o cancellati dai nostri sistemi in modo sicuro quando non saranno più necessari. Per sapere per quanto tempo determinati dati possono essere conservati prima di essere distrutti, è possibile richiederlo inviando un’e-mail all’indirizzo DPO@citnowgroup.com.
8. Divulgazione delle informazioni
8.1 Se necessario per l’adempimento dei servizi e in linea con le finalità del trattamento, possiamo divulgare i vostri dati personali a qualsiasi membro del nostro gruppo (“Gruppo CitNOW”). Ciò include, ove applicabile, le nostre filiali, la nostra holding e le sue altre filiali.
8.2 Possiamo divulgare i vostri dati personali a terzi nelle seguenti circostanze:.
8.2.1 Se abbiamo l’obbligo di divulgare o condividere i vostri dati personali per ottemperare a qualsiasi legge o per far rispettare o applicare i nostri termini d’uso e altri accordi;
8.2.2 per proteggere i diritti, la proprietà o la sicurezza di Auto Imaging, dei nostri clienti o di altri. Ciò include lo scambio di informazioni con altre società e organizzazioni ai fini della protezione dalle frodi e della riduzione del rischio di credito;
8.3 Divulghiamo i vostri dati ai nostri subappaltatori solo nella misura in cui ciò è necessario per fornire il nostro servizio. Eseguiamo tutti i controlli di sicurezza e la due diligence necessari per garantire che i vostri dati siano conservati al sicuro presso terzi. I subappaltatori hanno solo il diritto di utilizzare i vostri dati per adempiere a un obbligo, non hanno diritti di marketing sui vostri dati. I vostri dati potranno essere utilizzati nelle seguenti altre circostanze da terzi:
8.3.1 Possiamo incaricare un’organizzazione di pulizia dei dati per garantire che tutti i dati siano accurati e aggiornati.
8.3.2 Tutte le registrazioni delle telefonate e i messaggi sono conservati da una terza parte che ha solo il diritto di elaborare il servizio sui vostri dati e non vi contatterà.
8.3.3 Qualora vendessimo una parte o la totalità della nostra attività e/o dei nostri beni a una terza parte.
8.3.4 Quando i nostri clienti hanno sottoscritto un’offerta di servizi che si integra con un’applicazione di terzi. In questo caso i dati scorreranno attraverso l’applicazione per l’espletamento del servizio e il proprietario dell’applicazione avrà accesso a questi dati, compresi i contenuti, e sarà un controllore congiunto dei dati.
8.4 Sul nostro sito web possono essere presenti link a siti web di terzi. Queste terze parti hanno le loro politiche sulla privacy all’interno dei loro siti web, che vi consigliamo di controllare. Non ci assumiamo alcuna responsabilità per le loro politiche in quanto non abbiamo alcun controllo su di esse.
8.5 Qualsiasi informazione acquisita dal sito web, compresi i moduli e l’iscrizione alla newsletter, viene inviata in primo luogo alla nostra società britannica. Ciò significa che la nostra società britannica è l’elaboratore dei dati del sito web. Pertanto, se l’utente si iscrive al nostro servizio tramite una delle nostre entità dell’UE, i dati vengono inviati a queste ultime tramite la sede centrale del Regno Unito. Il sito web del portale clienti è ospitato su Amazon Web Services (AWS). Il nostro sito web è ospitato da Paragon Internet Group Ltd t/a Tsohost.
9. Dati accurati
9.1 I dati personali devono essere adeguati, pertinenti, limitati a quanto necessario per lo scopo specifico e aggiornati. Se individuiamo informazioni non corrette, fuorvianti o non accurate, adotteremo misure per verificare l’accuratezza dei dati personali al momento della raccolta e successivamente a intervalli regolari. I dati inesatti o non aggiornati saranno distrutti. Se individuate dati in nostro possesso non corretti, fuorvianti o imprecisi, siete pregati di comunicarcelo e adotteremo le misure necessarie per correggerli.
10. I vostri diritti in materia di protezione dei dati
10.1 Auto Imaging desidera assicurarsi che l’utente sia pienamente consapevole di tutti i suoi diritti in materia di protezione dei dati. Ogni utente può godere dei seguenti diritti, salvo rifiuto nelle circostanze indicate dall’Autorità di vigilanza:
Diritto di accesso – L’utente ha il diritto di richiedere ad Auto Imaging copie dei propri dati personali.
Diritto di rettifica – L’utente ha il diritto di richiedere la rettifica delle informazioni che ritiene inesatte. L’utente ha inoltre il diritto di richiedere ad Auto Imaging di completare le informazioni che ritiene incomplete.
Diritto alla cancellazione – Avete il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali, a determinate condizioni.
Diritto di limitare l’elaborazione – Avete il diritto di chiedere ad Auto Imaging di limitare l’elaborazione dei vostri dati personali, a determinate condizioni.
Diritto di opposizione al trattamento – Avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali da parte di Auto Imaging, a determinate condizioni.
Diritto alla portabilità dei dati – Avete il diritto di richiedere il trasferimento dei dati da noi raccolti a un’altra organizzazione o direttamente a voi, a determinate condizioni.
Se l’utente presenta una richiesta, abbiamo un mese di tempo per rispondere. Se desiderate esercitare uno di questi diritti, contattateci all’indirizzo e-mail:
Email: DPO@citnowgroup.com
Telefono: 0118 997 7740
Indirizzo: 9 Millars Brook, Molly Millars Lane, Wokingham, Berkshire, RG41 2AD
11. I biscotti
11.1 I cookie sono file di testo collocati sul computer dell’utente per raccogliere informazioni standard di log di Internet e informazioni sul comportamento dei visitatori. A volte, per i nostri servizi, possiamo raccogliere informazioni sul vostro computer. Tali informazioni non vi identificheranno personalmente, sono dati statistici sui nostri visitatori e sul loro utilizzo del nostro sito e non identificano alcun dato personale. Viene utilizzato per analizzare il modo in cui i visitatori interagiscono con il sito web o con il nostro prodotto, in modo da poter continuare a svilupparlo e migliorarlo e rendere la vostra esperienza di navigazione più utile, più pertinente e su misura per voi.
11.2 Alcuni dei cookie utilizzati scadranno dopo la chiusura della finestra del browser. Questi sono chiamati cookie di sessione. Alcuni cookie durano più a lungo, perché vengono utilizzati per identificare le visite di ritorno al sito web, per dati quali il mantenimento del login o per ricordare le preferenze selezionate in precedenza.
11.3 Di seguito è riportata la suddivisione dei cookie che utilizziamo sul nostro sito web e i relativi periodi di scadenza: